Как открыть event-агентство для организации мероприятий: С чего лучше начинать?

Анализ рынка и отрасли

Ивент-агентство как бизнес, как мы уже говорили, довольно распространенная сфера, однако действительно хороших специалистов не так много. Зачастую event-агентства выполняют роль посредника между заказчиком и исполнителями, а цена не соответствует качеству услуг. Многие агентства используют только одну обкатанную программу на всех праздниках и предлагают стандартный набор опций.

Чтобы открыть успешное event-агентство, нужно сделать ставку именно на качество оказываемых услуг и эксклюзивность. Такие организации будут вытеснять с рынка нерентабельные агентства.

Целевая аудитория

Кто является потенциальным клиентом:

• корпоративные заказчики;

• базы отдыха;

• детские учреждения;

• частные лица.

Целевая аудитория — женщины от 25 до 50 лет и мужчины от 18 до 35 лет, уровень дохода — средний и выше среднего, а также родители детей школьного и дошкольного возраста.

Оценка уровня конкуренции и рисков

Прежде чем начать зарабатывать на event-агентстве, необходимо оценить уровень конкуренции, чтобы выявить недочеты для их предотвращения и в целом понять востребованность оказываемых услуг.

Самый главный риск — человеческий фактор. Даже если это высококлассный специалист, он может по каким-то личным причинам не прийти на мероприятие или допустить ошибку. Решение — разработка договора со штрафными санкциями, регулярные репетиции и тщательная проработка кадрового вопроса.

Второй фактор проведения бизнес-мероприятий — сезонность. Как известно, большинство из них приходится на лето и зиму (предновогодние). Поэтому лучше всего открывать агентство весной.

Также нельзя исключать высокую конкуренцию, травмоопасность, амортизацию транспорта и реквизита. Чтобы минимизировать риски, нужно делать упор на рекламу и маркетинг, расширить спектр услуг и соблюдать правила безопасности.

Особенности бизнеса, его актуальность

Спрос на организацию и проведение бизнес-мероприятий, а, соответственно, количество клиентов постоянно растет, отрасль динамично развивается. Из особенностей можно выделить низкий порог входа в нишу — бизнес на ивент-агентстве не требует больших вложений, однако человек, который его открывает, должен быть сам творческим и оригинальным.

Описание товаров и услуг агентства

Перед тем, как открыть бизнес, необходимо определиться с нишей — какие есть направления мероприятий?

1. Детские — утренники в детских садах, частные праздники для детей (дни рождения, спортивные мероприятия).

2. Частные — корпоративы, свадьбы, юбилеи, дни рождения и так далее.

3. Активный (экстремальный) отдых — прыжки с парашютом, спуск на байдарках, альпинизм, охота и прочее.

4. Культурные — семинары, конференции, обучения, музыкальные и другие тематические фестивали.

5. Рекламные мероприятия — для стимулирования продаж.

Как открыть event-агентство с нуля: пошаговое руководство

Перед тем как открыть event-агентство, необходимо зарегистрировать деятельность, арендовать офис, найти партнеров и сотрудников. Теперь обо всем по порядку.

Регистрация деятельности

Агентство необходимо зарегистрировать как юридическое лицо. Лучше всего выбрать ООО, нежели ИП. Конечно, на первых порах достаточно и ИП (для работы с частными лицами), но в таком случае не каждая серьезная организация захочет с вами работать. Оформление ООО обойдется примерно в 50,000 рублей, на этом лучше не экономить, если все сделать правильно вложения быстро окупятся.

ОКВЭД подойдет 93.29 — Группа «Деятельность зрелищно-развлекательная прочая».

Аренда офиса

На начальных этапах можно обойтись и без офиса, так как это довольно затратно (около 300,000 в год). Встречи с заказчиками можно проводить на нейтральных территориях, либо выезжать в удобное для них место (что послужит конкурентным преимуществом).

Для ведения клиентской базы и учета всех пожеланий нужна CRM-система. В сети есть бесплатные CRM-сервисы, которые доступны как с компьютера, так и с телефона/планшета. Позже можно купить функционал и ввести в учет телефонию вашего агентства.

Поиск партнеров, подрядчиков и сотрудников

На первых порах для проведения бизнес-мероприятий можно нанять всего двух сотрудников — менеджер по продажам (отвечает за приток новых клиентов, организацию тайминга) и event-менеджер (креативный и талантливый сценарист мероприятий).

Подрядчиков нужно выбирать строго по тематике мероприятия и обязательно согласовать выбор с заказчиком, потому что понять, что он хочет, бывает достаточно сложно.

Кто вам может понадобиться:

• ведущие, артисты, аниматоры, фокусники, клоуны, дрессировщики;

• диджеи, музыканты, певцы, композиторы;

• декораторы, художники-оформители;

• фотографы, видеооператоры, монтажники генераторов дыма, осветители;

• повара, бармены, курьеры, официанты;

• водители (лимузинов, ретро автомобилей, аэропланов и другие).

Методы поиска и расширения клиентской базы

Самый эффективный метод продвижения для event-агентства — социальные сети (активное ведение, рассказать подробно об услугах агентства с ценами, посты, сторителлинг с мероприятий), таргетированная реклама, объявления в группы с целевой аудиторией. Также можно заказать рекламу в региональных СМИ. Бизнес-план по проведению деловых и развлекательных мероприятий обязательно должен включать эту статью расходов.

Финансовые расчеты, инвестиции на старте

Первоначальный капитал составляет:

• регистрация — 50 000 рублей;

• аренда и ремонт (если планируется) — 100 000 рублей;

• мебель, техника, реквизит — 475 000 рублей;

• реклама, вывески — 80 000 рублей;

• непредвиденные расходы — 50 000 рублей.

Итого: 755 000 рублей.

Если без аренды помещения, реквизита и мебели — 150 000 рублей.

Ежемесячные расходы:

• заработная плата сотрудникам — 50 000 рублей;

• аренда, коммунальные платежи — 25 000 рублей;

• рекламная кампания — 5 000 рублей;

• непредвиденные расходы — 10 000 рублей;

Итого: 90 000 рублей (без офиса — 65 000 рублей).

Доходы и возможная прибыль

В первые месяцы доход от ивент-агентства будет составлять примерно до 100 000 рублей, а с появлением постоянных клиентов и увеличением количества заказов прибыль будет от 150 000 до 400 000 рублей в месяц.